A continuación se muestran los actores presentes de un Expediente de correspondencia.
2.1 Ciclo Básico: Generación y Recepción
Los diagramas que se muestran a continuación en la Figura N° 1 y Figura N° 2 nos muestran el ciclo genérico básico de uso de EXEDOC.
Figura Nº 1: Ciclo Básico Gráfico
Figura N° 2: Ciclo Genérico Básico
2.2 Flujos
EXEDOC tiene una orientación en el concepto de DPM (Document Process Management) donde su núcleo principal son los flujos documentales (entrelazado con el concepto de expediente) y como éstos responden a las necesidades de las organizaciones.
Por otra parte, EXEDOC puede ser utilizado sin la necesidad de hacer reingeniería y permite una rápida implementación e implantación dentro de la organización. Sin embargo es posible definir otros flujos estructurados.
- Store and Forward:
flujo que permite a cada usuario crear, almacenar, operar y gestionar los documentos dentro de un flujo que va construyendo. Este flujo está basado en el movimiento de papeles, donde cada usuario conoce el proceso que el documento tiene y por lo tanto se hace un actor vivo definiendo el siguiente paso del documento (o expediente).
- Semi-estructurado, o con cadena de confianza: permite que a partir de un punto, un usuario defina cuales son las personas que deben visar y/o firmar el documento. Este flujo es común para las Resoluciones o Decretos, donde la creación de los documentos y modificación se realiza con un conjunto de usuarios expertos en las diferentes materias, creando flujos Store and Forward, luego un usuario (generalmente un abogado) determina la cadena de confianza de visas antes de las firmas electrónicas.
- Estructurado: Resolución Electrónica
2.3 Ciclo Ejemplo
Para comprender el uso del sistema, se toma como ejemplo un flujo básico y que será la guía del presente manual.
Ingreso => Creación Documento => Despacho Expediente => Recepción Expediente.
- Ingreso al Sistema
- Generación y Despacho Expediente
- Crear Expediente
- Ingresar Documento
- Selección formato documento
- Ingreso Meta-data
- DE/A
- Despachar
- Árbol Jerárquico
- Búsqueda de Personas
- Listas de Destinatarios
- Grupo de usuarios (Bandeja Compartida)
- Directo/Copia
- BS
- Anular Despacho
- Reenviar (solo comentario)
- Recepción de Expediente
- BE
- Acuse Recibo
- Unir Expediente (solo comentario)
- Archivar Expediente (solo comentario)
- Revisar Expediente
- Ver Expediente
- Responder
- anexar documento
- agregar observaciones
- Archivar
