Manual de Usuario - v1.0.7
3.1 Expediente
Representa al conjunto de documentos relacionados que se originan para resolver un trámite asociado a un documento cuyo origen pudo ser:
El expediente o carpeta electrónica contiene toda la documentación asociada a un trámite administrativo, donde existen documentos electrónicos o digitalizados, anexos en distintos formatos y observaciones que permiten visualizar las acciones realizadas y a seguir.
El expediente es identificado con un código incremental;
Ejemplo: E123/2013, E124/2013, E125/2013.
El expediente electrónico nace al momento de crear o ingresar un documento.
Un expediente se compone de:
| Documento Original | Corresponde al primer documento que da comienzo a un trámite o expediente, y mediante el cual durante su proceso se podrán agregar documentos respuestas |
|---|---|
| Documento Respuestas | Está constituido por aquellos documentos oficiales elaborados por personal de la Organización y que son utilizados como parte de la tramitación del expediente al cual pertenecen. Se les llama documentos respuestas porque forman parte de la respuesta final que se dará al trámite del cual da cuenta el expediente que se tramita y son generadas para ordenar o dar cuenta de alguna acción que se ha realizado o realizará. En este grupo se encuentran oficios, resoluciones y circulares por ejemplo. |
| Observaciones | Comentarios que permiten señalar y definir acciones. |
3.2 Documentos
El sistema es capaz de apoyar cualquier trámite y de soportarlo independiente del formato que sustente el documento participante. Los formatos soportados son:
| Papel | Seguimiento de documentos que no se pueden digitalizar Es aquel documento que ingresa, por ejemplo: por el mesón de la oficina de partes y que por su naturaleza no puede ser digitalizado, sin embargo debe registrarse en un formulario con datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe derivar el documento por sistema y despachar el papel a quien corresponda. |
|---|---|
| Digitalizado | Documentos escaneados o PDF, WORD, etc. Es aquel documento que ingresa, por ejemplo por el mesón de la oficina de partes el cual debe digitalizarse, para que posteriormente a través de un formulario registrar datos relacionados con el Tipo de documento, Numero de documento, Materia, Fecha de Creación, Emisor y Destinatario, una vez ingresada la información se debe adjuntar el archivo digitalizado para finalmente derivar el documento a quien corresponda. |
| Electrónico | Es aquel documento que se crea dentro del sistema con materias relacionadas a: Toma de Razón Electrónica, Interoperabilidad con la Contraloría General de la Republica |
3.2.1 Documentos en Papel
Es el concepto que se usa en la Aplicación para representar los “papeles” que se utilizan comúnmente en la organización. La Figura N°3 muestra la página que se utiliza para registrar la información asociada al papel. El Gestor Documental respecto de este formato, tiene como objetivo principal registrar la trazabilidad de un documento de este tipo.
Figura N° 3: Crea Documento Papel
La información que de un papel se puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
|---|---|
| Tipo * | Alguno de los Tipos Oficiales de documentos que se utilizan en la organización. |
| Nº Documento * | Número o folio que identifica al documento que se registra. |
| Reservado | Identifica si el contenido del documento es reservado o no. Cuando se marca esta opción, sólo los usuarios que participan del flujo del documento, podrán acceder bajar el documento digitalizado. En el caso de documento papel sólo es un dato informativo. |
| Antecedente | Corresponde a la información de Antecedentes presentes en el papel que se está registrando y/o a referencias a otros documentos a los que hace alusión el documento papel que se registra. |
| Materia * | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento papel que es registrado. |
| Fecha_Documento_Origen * | Fecha de Emisión del documento papel que está siendo registrado en el sistema. |
| Plazo | Fecha antes de la cual se debe ejecutar una acción sobre el documento. |
| Nivel de urgencia | Categoría que indica cuantos días antes del plazo el usuario debe ser notificado por correo respecto de la acción a ejecutar sobre el documento. |
| De * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como autor(es) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “De:” del documento papel. |
| A * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como destinatario(s) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “A:” del documento papel. |
| N° Hojas | Cantidad de hojas que tiene el documento papel. |
*: Dato obligatorio
3.2.2 Documento Digitalizado
Un documento digitalizado corresponde a un documento papel que ha sido digitalizado para realizar su seguimiento. También podría ser algún archivo generado por un procesador de texto (por ejemplo Word) cuyo contenido corresponda a un documento de los utilizados por el Organismo.
La información que de un digitalizado se puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
|---|---|
| Tipo * | Alguno de los Tipos Oficiales de documentos que se utilizan en la organización. |
| Nº Documento * | Número o folio que identifica al documento que se registra. |
| Reservado | Identifica si el contenido del documento es reservado o no. Cuando se marca esta opción, sólo los usuarios que participan del flujo del documento, podrán acceder bajar el documento digitalizado. En el caso de documento papel sólo es un dato informativo. |
| Antecedente | Corresponde a la información de Antecedentes presentes en el papel que se está registrando y/o a referencias a otros documentos a los que hace alusión el documento papel que se registra. |
| Materia * | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento papel que es registrado. |
| Fecha_Documento_Origen * | Fecha de Emisión del documento papel que está siendo registrado en el sistema. |
| Plazo * | Fecha antes de la cual se debe ejecutar una acción sobre el documento. |
| Nivel de urgencia * | Categoría que indica cuantos días antes del plazo el usuario debe ser notificado por correo respecto de la acción a ejecutar sobre el documento. |
| De * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como autor(es) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “De:” del documento papel. |
| A * | Corresponde a la o las persona(s) o unidad(es) organizacional(es) que figuran como destinatario(s) del documento papel. En general, en los documentos de la administración pública corresponden a los datos que figuran en el título “A:” del documento papel. |
| Adjuntar Archivo * | Corresponde al archivo digitalizado que da origen al expediente. |
*: Dato obligatorio
Figura N° 4: Crea Documento Digitalizado
3.2.3 Documento Electrónico
Un documento electrónico corresponde a un documento construido de acuerdo a la normativa gubernamental sobre interoperabilidad.
Los documentos electrónicos que existen en el sistema son:
| Documento | Flujo | Firma |
|---|---|---|
| Cartas | Store&Forward | Avanzada |
| Memorándums | Store&Forward | Avanzada |
| Oficios (Circular, Reservado, Ordinario) | Store&Forward | Avanzada |
| Resoluciones | Semi-estructurado | Avanzada |
3.2.4 Documento Electrónico Resolución
Para crear un Documento Electrónico de tipo Resolución, es necesario hacer clic en Menú Crear Expediente, Documento Electrónico y luego seleccionar Resolución, aparecerá la siguiente pantalla:
Figura N° 5: Crear Resolución Electrónica
La información que una resolución electrónica puede registrar es la siguiente:
| Parámetros | Descripción |
|---|---|
| Nº Documento | Número o folio que identifica al documento que se registra, este lo otorga la aplicación de forma interna. |
| Ciudad | Nombre que identifica la Ciudad. |
| Fecha Documento | Fecha de Emisión del documento, este lo otorga la aplicación de forma interna. |
| Materia | Corresponde a la información de Materia que presenta el documento papel que es registrado. |
| Plantilla | Permite escoger borradores de contenido para una resolución. |
| Fecha_Documento_Origen * | Fecha de Emisión del documento papel que está siendo registrado en el sistema. |
| Vistos | Corresponde a los párrafos de visto. |
| Considerando | Corresponde a los párrafos de considerando. |
| Resuelvo | Corresponde a los párrafos de resuelvo. |
| Antecedentes | Permite agregar uno o más archivos a la resolución. |
| Indicación | Corresponde a las indicaciones respecto de las acciones a realizar una vez generada la resolución. Archívese, comuníquese, etcétera. |
| Revisar Borrador | Usuario que debe revisar la resolución previo a su tramitación. |
| Visaciones | Usuarios que deben visar la resolución una vez revisada. |
| Firmas | Usuarios que deben firmar la resolución una vez visada. |
| Distribución | Usuarios a los que les llega la resolución una vez firmada. |
| Personas que han visado y firmado | Listado de las iniciales de los usuarios que han visado y firmado el documento en el momento que se revisa la resolución. |
3.3 Roles
EXEDOC permite que la mayoría de los usuarios tengan las mismas opciones. Un administrador podrá definir para cada perfil los roles siguientes:
| Menú | Acción | Descripción |
|---|---|---|
| Principal | ||
| Bandeja de Entrada Directo | Bandeja de Expedientes/Documentos en trámite. | |
| Bandeja de Entrada Copia | Bandeja de Expedientes/Documentos para revisión y archivado. | |
| Bandeja de Entrada Compartida | Bandeja de Expedientes/Documentos perteneciente a un grupo de usuarios. | |
| Bandeja de Salida | Bandeja de Expedientes/Documentos despachados. | |
| Crear Expediente | Opción de Generar un documento a través de un trámite (expediente). | |
| Reportes | ||
| Estándar | ||
| Documentos en Bandejas de Entrada | ¿Dónde está el Documento?. | |
| Ruta Seguida por un Documento | ¿Cuál es la ruta que tiene el documento?. | |
| Destinatarios Frecuentes | ||
| Administrar Listas de Destinatarios | Generación de grupo de destinatarios para envíos. | |
| Administrar destinatarios frecuentes | Selección de destinatarios de común despacho. |